Kako skratiti vreme zapošljavanja

Ako se pitate kako da skratite vreme zapošljavanja, niste sami. Na jedan oglas u Srbiji danas stigne mnogo više prijava nego što tim može na vreme da pozove, a najbolji kandidati odu kod bržeg poslodavca dok vi još zakazujete prve razgovore. Brzina do prvog kontakta je često presudnija od same ponude. U ovom vodiču prolazimo gde se vreme zaista gubi i kako da skratite proces, a da kvalitet odluke ostane isti.

Zašto je brzina presudna

Tržište rada u Srbiji je zategnuto: uz relativno nisku nezaposlenost po zvaničnoj statistici, poslodavci se ipak muče da nađu prave ljude, uz hroničan nedostatak kadrova. Kada se kvalifikovan kandidat prijavi, on se najverovatnije prijavio i kod još nekoliko firmi. Poslodavac koji prvi uspostavi ozbiljan kontakt ima najveću šansu da ga zadrži u procesu. Svaki dan dok pozicija stoji otvorena košta, kroz nepokriven posao, kroz preopterećenje tima i kroz kandidate koje ste izgubili prosto zato što ste kasnili sa odgovorom. I sami HR stručnjaci upozoravaju da čekanje sa kontaktiranjem kandidata do kraja konkursa košta dobre ljude (HR Lab).

Zato skraćivanje vremena zapošljavanja nije samo pitanje efikasnosti. To je direktno pitanje kvaliteta ljudi koje ćete uspeti da zaposlite. Firma koja odgovara istog dana ostavlja i bolji utisak na kandidata, što je posebno važno kada se takmičite za iste ljude sa još nekoliko poslodavaca.

Gde se zaista gubi vreme u prvom krugu

Najveći zastoj skoro nikada nije u finalnoj odluci, nego u prvom krugu selekcije. Tu se vreme troši na nekoliko mesta:

• Ručno pregledanje desetina ili stotina prijava, gde se većina telefonskih razgovora završi sa “nije to to” već posle dva minuta.
• Zakazivanje poziva sa kandidatima, uz propuštene termine, nedolaske i stalno usklađivanje rasporeda.
• Neujednačeni prvi razgovori, gde svako u timu pita ponešto drugačije, pa se kandidati na kraju ne porede na istoj osnovi.
• U manjim firmama često nema posvećenog regrutera, pa prvi krug radi vlasnik ili menadžer, obično posle radnog vremena.

Kada saberete te sate, prvi krug ume da pojede ceo dan, a da vas i dalje ostavi bez jasnog užeg izbora. Probajte da samo na nedelju dana merite koliko vremena zaista ide na ove korake, jer tek tada vidite koliko prostora za ubrzanje postoji.

Standardizujte pitanja i kriterijume

Prvi korak koji odmah skraćuje vreme je da unapred fiksirate isti set pitanja i iste kriterijume za sve kandidate na jednoj poziciji. Kada svi prolaze isti razgovor, poređenje postaje brzo i pošteno, a vi izbegavate da dva puta obrađujete istu temu.

Kriterijumi treba da budu konkretni i vezani za posao: na primer komunikacija, relevantno iskustvo, dostupnost za traženo radno vreme i motivacija za baš tu poziciju. Ako vam treba gotova osnova, pogledajte koja pitanja postaviti kandidatu na prvom razgovoru. Jasni kriterijumi ubrzavaju i samu odluku, jer ne morate iznova da smišljate šta je “dovoljno dobro”. Kao dodatnu korist, standardizovan proces je i lakše braniti ako neko pita zašto je jedan kandidat prošao, a drugi nije.

Automatizujte prvi krug razgovora

Najveći dobitak u vremenu dolazi kada prvi krug razgovora prestane da zavisi od vašeg kalendara. Umesto da svakog kandidata zovete pojedinačno, možete da im pošaljete jedan link ka prvom razgovoru koji oni obave kada njima odgovara. Tako se prvi razgovor dešava odmah po prijavi, danonoćno, bez zakazivanja i bez nedolazaka.

Upravo tu Verilio pomaže: vodi prirodan glasovni razgovor sa svakim kandidatom na srpskom, postavlja ista pitanja i beleži odgovore. Vi ne trošite vreme na ponavljanje istog uvodnog razgovora, nego dobijate spreman materijal za odluku. Pre snimanja kandidat daje saglasnost, kako predviđa Zakon o zaštiti podataka o ličnosti, pa je proces i brz i korektan prema kandidatu.

Zamislite oglas na koji stigne dvesta prijava. Umesto da neko provede dane u zakazivanju i vođenju dvesta uvodnih poziva, svi kandidati mogu da obave prvi razgovor u toku istog dana, kada njima odgovara, a vi već sutradan zatičete gotove rezultate. Vreme koje ste ranije trošili na organizaciju sada ide na ono što stvarno menja odluku.

Pregledajte rangiran uži izbor, ne sve prijave

Kada su svi kandidati prošli isti razgovor i ocenjeni po istim kriterijumima, ne morate više da čitate svaku prijavu. Umesto toga gledate rangiranu listu i fokusirate se na vrh. Za svakog kandidata imate sažetak, ocene po kriterijumima i transkript, pa za nekoliko minuta vidite koga vredi pozvati na živi razgovor, a kome poslati lepu povratnu informaciju.

Tako se najzamorniji deo posla, prosejavanje mase kandidata, pretvara iz celodnevnog zadatka u kratak pregled. Vreme regrutera ostaje za ono što zaista traži čoveka: razgovor uživo i konačnu odluku. Važno je i da rangiranje ne donosi odluku umesto vas, nego vam pomaže da pažnju usmerite tamo gde se najviše isplati.

Praktični koraci da skratite vreme

Ako želite odmah da ubrzate proces, krenite od ovoga:

1. Definišite unapred pitanja i kriterijume za poziciju, iste za sve kandidate, da poređenje bude brzo.
2. Odgovarajte kandidatima brzo, idealno istog dana kada se prijave, dok su još zainteresovani.
3. Neka kandidati prvi razgovor obave kada njima odgovara, da nema zakazivanja ni nedolazaka.
4. Poredite kandidate na istoj osnovi i gledajte rangiran uži izbor umesto svih prijava.
5. Automatizujte i povratnu informaciju, i poziv u drugi krug i odbijenicu, da nijedan kandidat ne ostane bez odgovora.

Skraćivanje vremena zapošljavanja se svodi na jedno: uklonite ponavljanje i čekanje iz prvog kruga, pa čoveku ostavite samo odluku. Tako brže dolazite do pravih ljudi, a da kvalitet selekcije ne trpi.

Ako želite da vidite kako izgleda automatizovan prvi krug na srpskom, napravite konkurs i podelite link sa kandidatima.